Wofür dieser Bereich da ist. Die KI prüft jede Nacht die Terminpläne und laufend die Postfächer im Nachrichtentool. Findet sie einen Fehler, meldet sie ihn zuerst dem Mitarbeiter selbst. Erst wenn derselbe Mitarbeiter diese Meldung an zwei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen bekommen hat, wird daraus ein Fall für die Personalabteilung. Genau diese Fälle stehen hier.

Es zählt, was tatsächlich verschickt wurde. Ein Name erscheint hier nur, wenn der Mitarbeiter die Meldung wirklich zweimal erhalten hat. Dass ein Postfach über der Grenze liegt, genügt allein noch nicht, denn solange die Versandbremse der Postfach-Prüfung läuft, geht dazu keine Meldung hinaus.

Die Zählung beginnt am Stichtag. Alles, was davor liegt, bleibt außen vor. Es gibt also keine Nacharbeit für alte Fälle.

Die KI prüft selbst, ob der Fehler noch offen ist. Ist derselbe Fehler am letzten geprüften Tag verschwunden, gilt er als behoben. Der Fall wandert dann in die Liste Von selbst behoben und braucht kein Gespräch. Das heißt, der Fehler ist einmal vorgekommen und der Mitarbeiter hat ihn selbst ausgebessert. Oben stehen nur die Fälle, die wirklich noch offen sind.

Was zu tun ist. Bei einem offenen Fall den Mitarbeiter aufsuchen und den Fehler kurz durchgehen. Ihm die richtige Bearbeitung zeigen und Unterstützung anbieten. Dabei immer darauf hinweisen, dass diese Gespräche festgehalten werden und am Jahresende in das Gehaltsgespräch und in die Entscheidung über eine Vergütung einfließen. Dieser Hinweis gehört in jedes Gespräch, auch in jedes weitere.

Das Gespräch noch am selben Tag eintragen. Dafür in der Liste auf Gespräch eintragen drücken, dann ist das Formular schon vorgefüllt. Nur das Ergebnis in einem kurzen Satz ergänzen, dazu eintragen, wer das Gespräch geführt hat, und speichern. Ein Gespräch gilt erst mit diesem Eintrag als erledigt.

Jede Zeile lässt sich aufklappen. Ein Klick auf einen Namen in der Vorschlagsliste zeigt, welche Fehler offen sind und wann dazu welche Nachrichten über welchen Weg hinausgegangen sind, ohne dass man im Terminplanstatus oder in den KI-Nachrichten nachschauen muss.

Mehrere Gespräche mit derselben Person sind normal. Manche brauchen den Hinweis mehrmals. Jedes Gespräch bekommt einen eigenen Eintrag mit eigenem Datum, auch wenn es derselbe Fehler ist. Die Seite zählt mit, wie oft schon gesprochen wurde.

Wenn es danach weitergeht. Bleibt der Fehler nach dem Gespräch bestehen, kommt der Abteilungsleiter dazu, dann als Stufe 2 Abteilungsleiter eintragen. Bleibt er auch danach, führen Abteilungsleiter und Personalabteilung ein gemeinsames Abschlussgespräch, dann Stufe 3 eintragen.

Ein Gespräch ohne automatische Meldung. Einfach im Formular den Namen tippen, er wird vorgeschlagen und die Abteilung füllt sich selbst. Danach die Art des Fehlers und das Datum wählen und speichern.